Informationen verzweifelt gesucht

Abstract

Die Arbeit geht dem Status quo der unternehmensweiten Suche in österreichischen Großunternehmen nach und beleuchtet Faktoren, die darauf Einfluss haben. Aus der Analyse des Ist-Zustands wird der Bedarf an Enterprise-Search-Software abgeleitet und es werden Rahmenbedingungen für deren erfolgreiche Einführung skizziert. Die Untersuchung stützt sich auf eine im Jahr 2009 durchgeführte Onlinebefragung von 469 österreichischen Großunternehmen (Rücklauf 22 %) und daran anschließende Leitfadeninterviews mit zwölf Teilnehmern der Onlinebefragung. Der theoretische Teil verortet die Arbeit im Kontext des Informations- und Wissensmanagements. Der Fokus liegt auf dem Ansatz der Enterprise Search, ihrer Abgrenzung gegenüber der Suche im Internet und ihrem Leistungsspektrum. Im empirischen Teil wird zunächst aufgezeigt, wie die Unternehmen ihre Informationen organisieren und welche Probleme dabei auftreten. Es folgt eine Analyse des Status quo der Informationssuche im Unternehmen. Abschließend werden Bekanntheit und Einsatz von Enterprise-Search-Software in der Zielgruppe untersucht sowie für die Einführung dieser Software nötige Rahmenbedingungen benannt. Defizite machen die Befragten insbesondere im Hinblick auf die übergreifende Suche im Unternehmen und die Suche nach Kompetenzträgern aus. Hier werden Lücken im Wissensmanagement offenbar. 29 % der Respondenten der Onlinebefragung geben zudem an, dass es in ihren Unternehmen gelegentlich bis häufig zu Fehlentscheidungen infolge defizitärer Informationslagen kommt. Enterprise-Search-Software kommt in 17 % der Unternehmen, die sich an der Onlinebefragung beteiligten, zum Einsatz. Die durch Enterprise-Search-Software bewirkten Veränderungen werden grundsätzlich positiv beurteilt. Alles in allem zeigen die Ergebnisse, dass Enterprise-Search-Strategien nur Erfolg haben können, wenn man sie in umfassende Maßnahmen des Informations- und Wissensmanagements einbettet.

Abstract

The dissertation pursues the status quo of enterprise search within large companies in Austria and examines which aspects take influence on it. From the analysis of the current state the demand for enterprise search software is derived and the conditions of how it can be implemented successfully are outlined. The study is based on an online survey in 2009 among 469 large companies in Austria (response rate of 22 %), which was complemented by semi-structured interviews with twelve participants of the online survey. The theoretical part puts the examination in the field of information and knowledge management. It focuses on the strategy of enterprise search, its differences compared with web search, and its technical features. The empirical part investigates how companies organize information and which problems might arise as a result. This is followed by an analysis of the state of information retrieval within the company. Finally, the degree of awareness and use of enterprise search software and the basic conditions for its installation are explored. Above all, the respondents and interviewees identify deficits concerning metasearch features as well as the search for experts within the company. This in turn reveals gaps in knowledge management efforts. Moreover, 29 % of the online survey’s respondents indicate that their company either sometimes or often take wrong decisions because of insufficient information. 17 % of the responding companies take advantage of enterprise search software. In principle, the changes due to enterprise search software are seen positively. In summary, the results show that enterprise search risks to fail as a success-ful strategy unless it is embedded in comprehensive information and knowledge management activities.